Bilan de réunion journée du bonjour

Compte rendu de Réunion JDB n°2

 

Date : 21/12/2006

 

Préparation de la réunion :

 

 

Contacter les partenaires principaux, à savoir :

 

-          ville de fontenay SMJ (voir BDD projet bonjour.xls)

 

-          associations sur la liste (voir Liste_des_partenaires.doc)

 

-          Les écoles pour le concours

 

-          Bénévoles et adhérents (les motiver pour qu’ils viennent)

 

-          Préparer des dossiers de présentation à leur distribuer (support concret)

 

 

Présents :

 

-          Régis Pio

 

-          Guennolé Tripotin

 

-          Feyrouz Zarhane

 

-          Anne-Claire XXX

 

-          Patrice Cazelles (café poésie, village magazine)

 

 

 

Ordre du jour :

 

1. Tenir mieux informés les bénévoles et partenaires et établir une liste

    

2. déterminer les lieux et la date pour la manifestation

    

3. Discuter des moyens pour développer et faire connaître la journée du bonjour

    

4. Etablir une liste des activités avec les partenaires

    

5. établir un pré-calendrier des actions (objectifs court terme)

    

6. Sujets à introduire dans le prochain ordre du jour

    

 

1.      Partenaires et bénévoles

 

 

·         Il ressort clairement que les personnes qui ont participés à cette journée ; partenaires, bénévoles et participants ne connaissent et ne comprennent pas bien le but de cette journée : ponctuellement mais aussi sur le long terme. A nous de faire un travail d’information et de clarification.

 

 

Nous devons donc en premier lieu (Guennolé/Pauline):

 

à clarifier le but de cette journée (présenter par point) tout en étant plus concis

 

à retravailler le dossier de presse (présentation) et le faire relire par un tiers

 

à Présenter et mettre l’accent sur les actions menées tout au long de l’année, qui sont dans la continuité de la JDB  : ce n’est pas seulement une action ponctuelle sans suivi !!

 

 

·         Ensuite établir une liste exhaustive et lisible des partenaires et bénévole contenant les informations suivantes (Régis) :

 

-          Nom/Prénom du contact (fiable et joignable surtout)

 

-          Rôle/mission (poste si c’est une entreprise)

 

-          E-mail

 

-          Numéro de téléphone fixe et portable

 

 

 

 

·         Effectuer une campagne de prospection téléphonique dès janvier, afin de fédérer de nouveau soutiens et de créer des contacts sûrs (1 ou 2 bénévoles). Le but est également d’inviter certains acteurs associatifs pour leur présenter la journée afin qu’ils importent le concept chez eux et fasse connaître la journée (voir 5^ème point).

 

 

2.      Lieux et date de la manifestation

 

 

 

Les 2 dates sont le 22/09/2007 ou le 29/09/2007 (samedis). La date finale choisie va aussi dépendre de 2 choses (Régis):

 

-          S’il y a d’autres événements d’organisés le même jour afin de profiter, éventuellement, de l’affluence

 

-          Si c’est un samedi libéré

 

 

Concernant les lieux plusieurs suggestions devront être arrêtées dès que l’on aura fixé la date, pour prévenir les autorités compétentes :

 

-          les alouettes

 

-          boulodrome quartier de régis (trouver le nom de ce coin)

 

-          city stade des Larris (à côté de la crèche et PMI)

 

-          ancienne mairie

 

-          rigollo

 

-          marché moreau david

 

 

3.      Moyens de développement

 

 

Le but premier est de faire connaître l’initiative à toutes les personnes concernées et surtout le maximum d’acteurs associatifs, et pour ceci nous devons :

 

-          contacter les associations et représentants Municipaux/Départementaux et Régionaux

 

-          présenter la journée, de telle sorte quelle soit réalisée ailleurs (fournir une fiche technique aux intéressés)

 

-          faire paraître un (des) article(s) dans les médias avant l’évènement, pour informer et intéresser les personnes, et les inciter à venir nous rencontrer le jour J (et pas après)

 

-          favoriser les campagnes téléphoniques et les envois de lettres papier (éviter les mails, à préférer pour les confirmations)

 

-          Trouver des moyens de quantifier :

 

o        Impact médiatique

 

o        La fréquentation du jour

 

o        Le nombre d’adhérents inscrits durant la journée

 

o        Le nombre de bénévoles

 

 

 

4.      Liste des activités (avec les partenaires)

 

 

Ces activités feront l’objet d’une réunion particulière afin d’en définir tous les aspects.

 

 

-          jeu de piste (sébastien)

 

-          café poésie ambulant (patrice)

 

-          Concourt du petit citoyen ( ???). Ecoles intéressées : Paul Langevin, Pasteur, Michelet

 

 

5.      Calendrier à court des actions à mener

 

 

Ce calendrier n’a rien de définitif, c’est juste pour nous permettre d’évaluer ce que nous avons à faire et prévoir un minimum le temps (toute remarque est bonne à prendre) :

 

 

Quoi ?	Quand ?	Qui ?
Liste partenaires	Mi-janvier	Régis/Pauline
Liste bénévoles	Mi-janvier	Guennolé/1 bénévole
Se renseigner sur les dates/lieux possibles	Dés que possible	Régis/Sébastien
Contacter les acteurs associatifs	Commencer en février/mars	1 ou 2 bénévoles/sébastiens
Campagne téléphonique -> partenaires	Dès mi-janvier	(Guennolé/pauline)
Campagne contacter les bénévoles	Dès mi-janvier	Pauline/régis/1 bénévole
Retravailler le contenu du dossier de presse (clarifier)	De suite	Guennolé
Etablir la trame du jeu de piste	Février/mars	Sébastien
Concept du café poésie ambulant	Février/mars	Patrice

 

 

6.      Sujets à introduire dans le prochain ordre du jour

 

 

-          comment améliorer l’affichage avant l’évènement (métissité, villages, commerçants (patrice), boite à outils, …)

 

-          Questionnement sur la continuité de la journée, inscrire le concept dans la durée. Long terme, suivi, vitrine du RIP, promotion des autres activités et actions